Microsoft Access

Wir verwenden Microsoft Access, seit 1991 die Version 1.1 auf den Markt kam, und haben in dieser Zeit unzählige Datenbank-Anwendungen mit Access erstellt. Einige davon sind immer noch in Betrieb, versehen also seit 24 Jahren problemlos ihren Dienst.

Frontend für SQL Server-Datenbank

Eine Datenbank-Anwendung im Office-Bereich besteht aus zwei Komponenten: Frontend und Backend. Das Backend beinhaltet die Daten selbst, während das Frontend dem Benutzer die Eingabemasken und Funktionen zur Verfügung stellt, mit denen er die Daten bearbeiten kann. Diese Aufteilung macht möglich, die Benutzeroberfläche (also das Frontend) problemlosen durch eine neue Version zu ersetzen - die Daten bleiben davon unberührt.

Access kann sowohl für das Backend als auch für das Frontend verwendet werden. Es kann Daten verwalten und bietet gleichzeitig eine Benutzeroberfläche zur Bearbeitung der Daten. Wird Access als Backend verwendet, ist dies allerdings anfällig gegen Störungen im Netzwerk, da die Daten lediglich in einer Datei (Fileserver-Datenbank) gespeichert sind.

Für das Frontend dagegen ist Access unserer Erfahrung nach das perfekte Werkzeug: Es ermöglicht die Entwicklung von Datenbank-Applikationen mit relativ geringem Aufwand und macht damit die individuelle Software-Lösung auch für kleinere Unternehmen bezahlbar.

Integration mit Outlook, Word und Excel

Eine der großen Stärken von Access ist die Möglichkeit, über das Common Object Model andere Anwendungen, insbesondere Office-Programme quasi fernzusteuern (Office Automation).

Aus der Datenbank heraus können zum Beispiel Auftragsbestätigungen und Rechnungen per E-Mail versendet werden. Das automatisch erzeugte Dokument steht dann als PDF im Anhang der E-Mail.

Briefe, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. können per Knopfdruck als Word-Dokument erstellt werden. Dabei werden Anschrift, Auftragsdaten und persönliche Daten des Sachbearbeiters automatisch in das Dokument eingetragen.

Nach Excel können Daten natürlich ebenfalls exportiert werden. Darüber hinaus kann die Datenbank aber auch ein komplettes Datenblatt erzeugen, Daten darin eintragen, Felder mit Berechnungsformeln einfügen, automatisch Grafiken ergänzen und das Ganze wie gewünscht formatieren.

Durch ActiveX-Controls erweiterbar

Funktionen, die Access selbst nicht bietet, können durch ActiveX-Controls ergänzt werden. Von diesen gibt es ein großes Angebot auf dem Software-Markt. So können zum Beispiel hierarchisch organisierte Daten als Baum angezeigt werden. Dokumente und Etiketten können einen Strichcode oder einen DataMatrix-Code enthalten.

Gute Performance auch für große Datenmengen

Man liest häufig, Microsoft Access sei für große Datenbank-Anwendungen nicht geeignet, weil es mit wachsender Datenmenge langsam würde. Dies trifft jedoch nur dann zu, wenn die Tabellen nicht geeignet indiziert werden oder zum Beispiel eine vollständige Tabelle in ein Formular geladen wird, obwohl nur ein einziger Datensatz bearbeitet werden soll.

Unser Leitsatz für alle Datenbank-Anwendungen lautet: Der Datentransfer beim Laden eines Formulars oder beim Ausführen einer Funktion darf nicht von der Menge der betroffenen Daten abhängen, sondern muss immer gleich schnell sein, egal ob man mit 400 oder mit 4 Millionen Datensätzen in einer Tabelle arbeitet.

Keine Lizenzkosten für die Runtime-Version

Last but not least hat Access für den Kunden die angenehme Eigenschaft, dass die Runtime-Lizenz kostenlos erhältlich ist. Mit der Runtime-Version kann eine fertige Access-Datenbank auf einem PC betrieben werden; es ist keine Access-Lizenz erforderlich. Zwar sollte es in jedem Netzwerk, in dem eine Access-Datenbank läuft, einen Rechner mit einer Installation von Access geben, damit man im Falle eines Problems die Fehleranalyse vor Ort durchführen kann. Für alle Benutzer der Datenbank reicht aber die Runtime-Lizenz völlig aus.

Access 2010 Runtime

Die kostenlose Runtime-Version zur Verteilung von Datenbank-Anwendungen an Kunden findet man im Microsoft Download-Center.

Datenschutz mit Access 2010 und ACCDB

Obwohl Microsoft die Funktionalität offiziell nicht mehr anbietet, kann man die Daten in einer Datenbank im ACCDB-Format unter Access 2010 wirksam schützen.

TechTalk  / Microsoft Access

OpenOffice mit VBA fernsteuern

Wenn man aus Access heraus OpenOffice-Dateien erstellen möchte, muss man ein paar Anlauf­schwierig­keiten überwinden.