Mailings aus der Datenbank

Eine Access-Datenbank mit Adressen und Kontaktdaten kann man sehr effizient für den Versand einer Serienmail oder eines Newsletters verwenden. Die E-Mail kann dabei als HTML-Mail gestaltet werden und darf selbstverständlich auch Anhänge enthalten.

Wir haben dazu mit VBA ein Modul entwickelt, welches je nach konkreter Datenbankanwendung ungefähr so aussieht:

E-Mail schreiben und gestalten

Das Formular bietet folgende Funktionen für die Gestaltung der E-Mail:

• HTML-Editor zur Gestaltung der E-Mail (WYSIWYG, d.h. die E-Mail kann direkt so gestaltet werden, wie sie aussehen soll)
• komfortables Einfügen von Bildern und Links
• personalisierte E-Mails: Platzhalter #ANREDE#, weitere Platzhalter möglich
• beliebig viele Anhänge
• Signatur wählbar oder immer Standard-Signatur
• Standardschrift wählbar (Font, Größe, Farbe)

Empfänger auswählen

Die Auswahl der Empfänger wird auf die jeweilige Datenbank-Anwendung angepasst. In der Regel werden Adressen bzw. Personen anhand gewisser Attribute ausgewählt, z.B. "Kunde", "Weihnachtsmailing" etc. Es sind aber natürlich auch komplexere Kriterien möglich, oder die Empfänger werden in mehreren Schritten zusammengetragen.

Testversand

Die fertige E-Mail sollte man sich testweise einmal selbst zusenden. Sieht sie aus wie gewünscht? Sind die Anhänge in Ordnung?

Versand der Serienmail

Wenn alles passt, wird die Serienmail bzw. der Newsletter an die ausgewählten Empfänger versendet. Der Versand erfolgt wahlweise über Outlook (MAPI-Schnittstelle) oder » direkt per CDO über einen SMTP-Server. Die einzelnen Mails können mit wählbarer Zeitverzögerung gesendet werden, damit der Mailserver nicht wegen SPAM-Verdachts auf der Liste der gesperrten Server (Blacklist) landet.

Sendeprotokoll

Zu jedem Empfänger wird protokolliert, wann die E-Mail versendet wurde. So kann man später jederzeit nachsehen, wer von einem bestimmten Mailing erfasst wurde.

Und so kommt die E-Mail beim Empfänger an

Die obige Muster-E-Mail sieht in Outlook dann zum Beispiel so aus:

Die verwendeten Bilder sind dabei vollständig in die E-Mail eingebettet. Sie werden also beim Öffnen der E-Mail sofort angezeigt und müssen nicht erst nach Bestätigung einer Rückfrage vom Webserver nachgeladen werden.